Será que outsourcing de TI vale a pena? A resposta rápida e direta é… Depende!
Isso mesmo, depende de uma série de fatores, mas vamos começar entendendo o que é outsourcing.
Como o proprietário de uma empresa, você já deve ter pensado em terceirizar alguns aspectos do seu negócio.
Os benefícios da terceirização parecem óbvios, elogiado por vários especialistas e tido como a resposta aos problemas de custos, que vão desde a tecnologia da informação a contabilidade, marketing e recursos humanos.
É quase possível ter uma empresa sem um único funcionário.
Mas será que é tão bom assim?
Neste artigo, vamos discutir as razões, riscos e benefícios do outsourcing (terceirização) e tentar ajudar você a fazer a escolha ideal para sua empresa.
Principais razões para outsourcing
- Reduzir e controlar os custos operacionais. Quando você terceiriza, você elimina os custos associados com a contratação de um empregado, tais como gestão, formação, seguro de saúde, impostos, e outras obrigações trabalhistas.
- Melhora o foco da empresa. Não é nem prático e nem possível ser pau para toda obra. A terceirização permite que você se concentre em suas competências essenciais, enquanto outra empresa se concentra nas suas.
- Tenha acesso a pessoas altamente capacitadas. Seu retorno sobre o investimento é muito maior quando você terceiriza a TI para uma empresa especializada nas áreas que você precisa. Em vez de apenas o conhecimento de uma pessoa, você se beneficia da experiência coletiva de uma equipe de profissionais de TI. Empresas de TI terceirizadas geralmente exigem que sua equipe tenha uma formação adequada, especializações e certificações.
- Recursos internos livres para outros fins. Você pode ter alguém em seu escritório que é muito bom com computadores ou contabilidade, mas esta não é função que ele foi contratado para fazer. A terceirização permite que seus colaboradores executem melhor suas funções, em vez de desperdiçar seu tempo em coisas que deveriam ser feitas por gente especializada.
- Os recursos não estão disponíveis internamente. Por outro lado, talvez você não tenha alguém na sua empresa que possa gerenciar suas necessidades de TI, e contratar um novo funcionário não está no orçamento. Externalização pode ser uma alternativa viável.
- Maximizar os benefícios de uma reestruturação. Quando você está reestruturando sua empresa para melhorar os custos, qualidade, serviço, ou produtividade, acaba deixando a TI de lado. No entanto, a terceirização é uma forma ideal de suprir esta necessidade.
- Serviços de TI difíceis de gerir ou fora de controle. Este é definitivamente um cenário onde a terceirização para especialistas podem fazer uma grande diferença. Mas não cometa o erro de pensar que você pode esquecer do problema, agora que ele está sendo “gerenciado”. Você ainda precisa estar envolvido, mesmo após o controle ser recuperado.
- Orçamento disponível. Ao terceirizar funções do negócio que não sua especialidade, você pode investir em itens que estão diretamente relacionadas ao seu produto ou seus clientes.
- Reduzir o risco. Manter-se atualizado com a tecnologia necessária para o seu negócio é caro e lento. Provedores de TI terceirizados trabalham com vários clientes e precisam manter-se atualizados com as melhores práticas da indústria, e normalmente sabem o que é certo e o que não é. Este tipo de conhecimento e experiência reduz drasticamente o risco de implementação de uma decisão errada.
Principais riscos de terceirizar TI
Toda vez que você der a alguém a responsabilidade por um aspecto de seu negócio, seja uma nova contratação ou um fornecedor externo, há riscos envolvidos.
- Será que eu contratei a pessoa/empresa certa para fazer o trabalho?
- Será que eles fazem o que é para fazer?
- Como eles vão “interagir” com os funcionários ou setores existentes?
Estas são algumas perguntas, que donos e diretores de empresas se fazem quando entregam as rédeas a um novo funcionário ou fornecedor.
De acordo com Yvonne Lederer Anotucci em seu artigo “Os prós e contras da terceirização de TI”, donos de empresas que consideram a terceirização de TI, precisam estar cientes dos seguintes riscos:
- Algumas funções de TI não são facilmente terceirizadas: Ela afeta toda a organização; tarefas simples que os colaboradores fazem todos os dias, passam para processos complexos de automatização com regras, chamados e tempos de atendimento. Certifique-se o fornecedor está qualificado para cuidar de suas maiores necessidades de forma produtiva.
- O controle pode ser perdido: Os críticos argumentam que um fornecedor nunca será tão eficaz como um funcionário em tempo integral, que está sob a mesma gestão como outros funcionários. Outras preocupações incluem a confidencialidade de dados e recuperação de desastres. Um supervisor que é experiente na gestão de equipe de TI será provavelmente necessário.
- O moral dos funcionários pode ser afetada: Isto é particularmente verdadeiro se você for demitir funcionários para substituir por uma empresa terceirizada. Outros funcionários podem se perguntar se o seu emprego está em risco também.
- Você pode ficar “preso”: Se o fornecedor não documentar seu trabalho no seu sistema, ou se você teve que comprar um software proprietário, você pode sentir que não poderá mudar nada ou ter de volta sua TI. Muitas empresas terceirizadas exigem que você assine ano a ano um contrato que limita a flexibilidade.
A maioria destes riscos podem ser evitados por completo, se você sabe o que procurar em um fornecedor e fazer as perguntas certas.
Quer saber como avaliar e escolher um fornecedor de TI? Responda este questionário neste link.
Estas questões irão fazê-lo pensar sobre o que fazer e o que procurar, se você quiser contratar um profissional de TI ou terceirizar a um provedor de suporte.
Os benefícios de outsourcing de TI
Ainda não tenho certeza se terceirizar ou não? De acordo com Anotucci, que forneceu a lista de riscos descritos acima, há muitos benefícios que você pode esperar quando terceiriza funções de TI:
- Acesso ao maior e mais recente em tecnologia. Você deve ter notado a rapidez com que software e hardware se tornam obsoletos nesta indústria. Como uma só pessoa de TI na empresa, vai manter-se atualizada o tempo todo? Terceirização lhe dá o benefício de ter mais do que apenas um profissional de TI. E já que é a principal competência da empresa, eles podem lhe dar bons conselhos para colocar seu investimento em TI trabalhar para você.
- Redução de custos. Terceirização de seus serviços de TI fornece benefícios financeiros, tais como menos sobrecarga, compra a granel e opções de locação de hardware, software e licenças, bem como potencial conformidade com regulamentações governamentais, veja nosso post sobre Compliance aqui.
- Alta capacitação do pessoal. Fornecedores de TI contratam pessoas com qualificações e certificações específicas. Se você for contratar um funcionário de TI, pode não conhecer as qualificações necessárias e contratar a pessoa errada para o trabalho.
- Flexibilidade. Os fornecedores de TI, têm vários recursos disponíveis, enquanto o pessoal interno pode ter recursos e capacidades limitadas.
Conclusão
Agora que você viu os riscos e benefícios da terceirização de TI, há muito em que pensar.
Se você optar por terceirizar ou contratar internamente, uma coisa é certa, você deve saber como gerenciar relações de trabalho com seus prestadores de serviços de TI. E eles nem sempre são as pessoas mais fáceis de compreender e lidar.
Aqui estão algumas dicas:
- Claramente formar e comunicar as metas e objetivos de seu projeto ou relacionamento comercial.
- Ter uma visão estratégica e um plano para o seu projeto ou relacionamento.
- Selecione o fornecedor ou nova contratação através de pesquisa e referências.
- Insistir em um contrato que inclua todas as expectativas, especialmente no aspecto financeiro.
- Manter uma comunicação aberta com todos os indivíduos/grupos afetados.
- Obter o apoio e a participação dos tomadores de decisão envolvidos.
Se você quer mais uma opinião para decidir se deve ou não optar por outsourcing da TI, leia o artigo: Por que as empresas estão parando de terceirizar TI, ele foi traduzido do blog do Wall Street Journal.
