Você está em dúvida em como escolher um email empresarial para o seu negócio?
Você deve estar em dúvida se adquire ou continua com um servidor de email local, caso você já tenha, ou se migra para nuvem utilizando o Office 365, G Suite, Mandic ou outro.
Vou tentar te ajudar contando a experiência que eu tive, em uma empresa de médio porte com 300 funcionários.
Haviam 60 contas de emails hospedadas no Terra, em uma época que nem existia um webmail decente, portanto os emails eram baixados via POP no Outlook Express.
Os diretores e alguns gerentes tinham a licença profissional do Office, portanto o Outlook completo.
O Outlook Express tinha recursos limitados e a limitação de 2 Gb de armazenamento, resolvemos este problema com o Mozilla Thundebird, um cliente de email free. O próximo problema eram os backups dos emails, que eram feitos, configurando as pastas do Thunderbird no perfil do usuário, que era salvo no File Server.
Solução criativa, que com o tempo gerou mais um problema: perfis do Windows gigantes e lentos para carregar.
Você deve estar pensando, por que não colocar um servidor de emails? Na época não haviam recursos para isso, e por mais que existam soluções free e tutoriais legais na internet, não é bem assim.
Para um servidor de emails decente, você tem que ter:
- Um servidor dedicado;
- Espaço em disco;
- Redundância para caso do servidor cair;
- Storage ou algum espaço para backup;
- Se for uma solução free e necessário conhecimento e documentação;
- Uma internet com velocidade alta e estável de Upload, que é mais caro. Verifique o seu contrato de internet e vai ver que a velocidade alta que você contratou é de Download, a de UPload é a metade ou menos de velocidade;
- Etc.
Contratação do Google para email empresarial
Eu já utilizava o Gmail pessoal, desde o seu surgimento, e por ser o primeiro webmail utilizável, com muito espaço e grátis, muitas pessoas começaram a usar.
Lembrando que a Microsoft começou a correr atrás depois com seu Office 365, que apesar das melhorias, continua bem ruinzinho de usar (na minha opinião).
Sendo assim o Gmail foi a melhor escolha com seu G Suite, então adquirimos as contas e começamos a migração traumática de emails locais para nuvem, era preciso fazer o upload de contas com 3 a 7Gb de emails cada.
Mas o legal é que isso foi transparente para o usuário, pois apenas configuramos o Thunderbird e Outlook com contas IMAP e tudo ficou sincronizado local e na nuvem, sem o usuário saber a diferença e eliminando a necessidade de backup, já que o Google garante 99,9%.
Depois de tudo migrado e funcionando faltava a fase final.
Migrar do Cliente de Email para o Webmail (Gmail)
Optamos por usar Webmail, pela praticidade e por ser independente de cliente de email, pois o Thunderbird estava virando um Frankenstein terrível de usar, com necessidade de extensões para sincronizar contatos e adicionar qualquer função, já o Outlook na sua versão completa, dependia de licenciamento.
Migramos primeiro os usuários que já conheciam o Gmail, depois usuários mais avançados e por último os usuários mais leigos. Assim os próprios colegas se ajudavam na utilização da ferramenta.
Hoje em dia o pessoal já está usando tranquilamente os outros apps: Agenda, Drive e Docs.
G Suite vs Office 365
CIOs e gerentes de TI, tem muitas opções quando se trata de ferramentas de produtividade baseadas na nuvem para email empresarial, documentos, calendário e compartilhamento de arquivos. As duas primeiras opções que vêm à mente para a maioria, no entanto, são o Google e o Office 365.
Os pacotes integrados da suíte Google, incluindo o Gmail, Gdrive, Agenda e Docs tem uma boa familiaridade de uso, enquanto o Office 365 vem com um longo legado dos aplicativos Office: Word, Excel, Outlook e PowerPoint.
As duas opções têm pontos fortes e fracos, e cada um é mais adequado para tipos específicos de empresas e usuários.
O Office 365 é mais caro no comparativo com G Suite, porém em grande empresas que normalmente já trabalham com Office e Microsoft Exchange, tem licenciamento e todo um legado, a melhor escolha é o Office 365.
Mas as pequenas e médias empresas (PMEs) tem optado por G Suite, pois supre de forma eficiente as necessidades a um custo menor.
Qual solução escolher
Não posso lhe dizer qual é a melhor solução de email empresarial para o seu negócio, pois ambas tem seu prós e contras. Só para ter uma idéia, no meu iPhone que é Apple, eu uso para o gerenciar emails o Outlook da Microsoft configurado com minhas contas do Gmail.
O conselho que dou é o seguinte: analise o cenário, se você tem um ambiente Microsoft, onde todos ou a maioria do usuários utiliza Office, a melhor solução é o Office 365.
Mas veja bem, isso se você tiver todos os Offices licenciados, e uma política de licenciamento correta. Se o seu ambiente tem softwares piratas ou licenças utilizadas em mais máquinas do que deveria, repense.
O Office 365 pode ser uma oportunidade para você corrigir este problema de licenças, mas se o seu orçamento não permitir tem a opção do G Suite.
Não estou fazendo apologia ou incentivando a pirataria, mas o meu objetivo e apresentar uma solução para os mais diversos cenários. E com a política de licenciamento insana da Microsoft que ninguém entende, mais os altos preços, fica difícil um empresa manter todo licenciamento correto.
Na minha solução optei por G Suite, por que metade dos usuários da empresa usavam Office e a outra metade utilizava LibreOffice, pois utilizavam para tarefas simples ou apenas consultas.
Esta foi a opção que encontrei para manter a empresa com o licenciamento correto e legal a um custo acessível.
Faça um estudo a curto e longo prazo, e quais ferramentas você realmente vai usar, sempre focando no negócio conforme já vimos nos posts Como Alinhar TI ao Negócio e Como Conseguir Dinheiro para TI.
Um abraço!
